Tietosuoja

Tietosuojaseloste – Loistawa Suomi Oy/Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV

1 Johdanto

Asiakkaidemme henkilötietojen huolellinen ja varovainen käsittely on meille Loistawa Suomi Oy/Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV:ssä tärkeää (myöhemmin Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV). Käsittelemme henkilötietojasi noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa. Käytämme tietojasi palveluiden ja informaation toimittamiseen sekä personointiin, sopimusten tekemisiin, asiakaspalveluun sekä markkinointiin.

Tässä selosteessa kerromme miten asiakastietojasi käsitellään Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV:n toiminnassa. Seloste on myös henkilötietolain mukainen tietosuojaseloste yrityksen asiakasrekisteristä.

Tämä seloste koskee vain Loistawa Suomi Oy/ Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV:ssä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, ei niiden kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille yritys luovuttaa henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä (esimerkiksi EU maassa toimivalle yhteistyökumppanille asuntoesittelyjen järjestämiseen tai asiakkaan rekisteröimiseen tarvittavien tietojen rekisteröimiseen tiettyyn asuntokohteeseen) Loistawa Suomi Oy:llä Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin (esim, rakennuttajat tai eri maissa toimivat välittäjät) erityisesti eri maissa ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin.

2. Miten asiakastietojasi käsitellään Loistawa Suomi Oy:ssä?

Loistawa Suomi Oy on pääkaupunkiseudulla toimiva vuonna 2008 perustettu yritys, jonka toimiala muuttui vuonna 2015 kiinteistönvälitykseksi ja se on yksityinen kiinteistönvälitystoimisto. Suoritamme osto-, myyntitoimeksiantoja sekä myymme ja markkinoimme kiinteistöjä ulkomailta Lomakoti ulkomailta kiinteistönvälitystä LKV aputoimiminen alla.

Loistawa Suomi Oy:llä, jolla on asiakastietojen rekisterinpitäjänä päävastuu asiakastietojen käsittelystä.
Tämän lisäksi myös yrityksen yhteistyökumppanit eri maissa (EU ja ei EU) käsittelevät asiakastietoja Loistawa Suomi ohjeiden ja määräysten mukaisesti esimerkiksi liittyen asuntokohteiden lähettämiseen sähköpostilla asiakkaille, asiakkaiden rekisteröintiin asuntokohteisiin, asuntoesittelyjen yhteydessä, sopimusten tekemiseen ja markkinointitoimenpiteiden ja kaupankäyntiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn yhteydessä.

3 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Loistawa Suomi Oy (y-tunnus: 2228652-1) Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV
Hitsaajankatu 6
00810 HELSINKI
Puhelin: 040 560 2315

Minna Laine minna@lomakotiulkomailta.fi

4 Kerättävät henkilötiedot ja niiden tarkoitus

Lomakotiulkomailta kiinteistövälitystä LKV käsittelee henkilötietoja asiakkuuteen tai muuhun asiakkuuteen verrattavissa olevaan yhteyteen, asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysoitiin. Asiakastietoja käytetään myös suoramarkkinointiin, jota voidaan tehdä sähköisesti tai suoraan kontaktoimalla asiakkaaseen esim puhelimitse

Henkilötietoja käsitellään myös Lomakotiulkomaita kiinteistönvälitystä LKV samaa brändinimeä ulkomailla käyttävien yritysten asiakkuuteen tai muuhun asiakkuuteen verrattavissa olevaan yhteyteen, asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysoitiin ja markkinointiin.

Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.

5 Käsittelyn oikeusperusteet ja Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä
LKV oikeutetut edut

Yrityksellämme on oikeus käsitellä asiakkaita koskevia tietoja seuraavilla perusteilla:

1. Asiakkaan suostumus esim asiakas ottaa itse puhelimitse yhteyttä yritykseen

2. Asiakas on ilmoittanut haluavansa sähköistä suoramarkkinointia esim asiakas on antanut luvan suoramarkkinointiin

3. Sopimuksen täytäntöönpano, asiakkaan tiedot ovat välttämättömät sopimuksen tekemiseen

4. Oikeutettu etu; Lomakotiulkomailta kiinteistönvälityksellä on myös oikeutettu etu käsitellä asiakastietoja silloin, kun rekisteröity antaa esimerkiksi myyntitoimeksiannon yrityksellemme ulkomailla sijaitsevan asuntonsa myynnistä, on osapuolena tai osallisena kaupassa, on tarjouksen tekijä tai muussa sopimuksessa joka liittyy asuntomyymälän hoitamaan toimeksiantoon tai hyödyntää yrityksemme palveluja, kuten asettaa hakuvahdin eri portaaleissa kuten Oikotie tai Etuovi.

6 Henkilötietoryhmät

Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

Perustiedot, kuten

nimitiedot
yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
henkilötunnus, jos asiakaan yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
kansalaisuus
kieli
yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot

6a Evästeet

Käytämme evästeitä, jotta voimme parantaa verkkopalveluidemme käyttökokemusta, seurata verkkopalveluidemme käyttöä, sekä kehittää palveluitamme. Evästeet mahdollistavat sen, että voimme muun muassa muistaa verkkopalveluissamme valitsemasi kieliasetukset, jotta sinun ei tarvitse valita kieliasetuksia uudestaan vieraillessasi verkkopalveluissamme. Toisin sanoen voimme kehittää verkkopalveluidemme sisältöä ja toimivuutta paremmaksi sekä korjata mahdollisia vikoja verkkopalveluissamme. Käytämme myös evästeitä markkinoinnin kohdentamiseen kohderyhmittäin tarjotaksemme sinulle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Lisäksi mittaamme palveluidemme ja sivustojemme kiinnostavuutta.

Evästeillä keräämäämme tietoa ovat muun muassa:

IP-osoite
selain- ja laitetyyppi
selausmaa.

Evästetietojen avulla emme kuitenkaan pysty yksilöimään sinua, emmekä yhdistä evästetietoja mahdollisesti muussa yhteydessä kerättyihin henkilötietoihin.

Lue lisää evästekäytännöstämme täällä

Voit muuttaa evästeasetuksia myös sivun alalaidassa olevasta "Evästeet" linkistä. Evästeasetukset ovat voimassa 12 kk, jonka jälkeen suostumus kysytään uudelleen.

7 Myyntitoimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten

toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot
välitettävää kohdetta koskevat tiedot
toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot
toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot sekä yrityksen vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot)
toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot, esimerkiksi kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta
on huomioitava, että myyntitoimeksiannoissa noudatetaan myös kunkin maan omaa lainsäädäntöä kun kohde sijaitsee toisessa EU/tai ei-EU maassa

Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot
rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot, kuten etsittävän asunnon tai kiinteistön hinta-, sijainti- tms. toive tai arviointikäyntiä koskeva pyyntö
reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

7a Ostoaikeeseen liittyvät tiedot

Ulkomaan asuntokaupassa asiakas ilmoittaa yritykselle kiinnostustiedot maata, aluetta, etsittävän asunnon hintaan yms muita liittyviä toiveita. Nämä tiedot rekisteröidään kuten myös kohdass 6 esitetyt henkilötietoryhmät, jotta asiakasta voidaan palvella kohdemaassa.

8 Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne, tarkoitus ja kesto

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita, esim nettisivujen kautta tai asiakkaan ottaessa itse yhteyttä yritykseemme tai ilmoittatuessaan yrityksen järjestämään tapahtumaan.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV asiakasrekisterin tiedot ovat yrityksen sekä sen brändinimeä ulkomailla käyttävien yritysten käytössä. Lähtökohtaisesti tietoja käsitellään Loistawa Suomi Oy:n/Lomakotiulkomailta LKV:n ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa yrityksen brändinimeä muussa maassa käyttävän tai yhteistyökumppanin muun muassa rekisteröidyn antaman toimeksiannon tai hänen pyytämän muun palvelun toteuttamiseksi. Eri maissa on omat instanssinsa liittyen esim toteutunutta kauppaa koskeviin tietoihin ja se tapahtuu ko maan lainsäädännön perusteella. Lomakoti ulkomailta kiinteistönvälitystä LKV voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista asiakassuhteen näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, niin tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain (huom! eri maat), viranomaismääräyksen taikka muun perusteella.

Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Ulkomaan asuntokaupan -päätöksestä ostoon- prosessi voi olla hyvinkin useamman vuoden pituinen ja ulkomaan asuntohankinta poikkeaa ostoprosessiltaan huomattavasti kotimaan asuntoprosessista. Asiakassuhde ei aina pääty kaupantekoon vaan asiakas voi tarvita yrityksen apua muissa eri maan käytännön asioissa. Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi asiakkaan kontaktoinnin tai yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän kolmen vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot tarkistetaan säännöllisten päivitysten yhteydessä manuaalisesti. Mikäli asiakasuhde on hävitty tai asiakas ilmoittaa, että hänet tulee poistaa asiakasrekisteristä, tehdään se heti asiakkaan näin pyydettyä.

9 Tietoturvallisuus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV:ltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä sekä myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, voidaan niistä periä kohtuullinen maksu. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, toimittaa yritys tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV:ltä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnön ovat osoitettava yllä mainitulle yhteistyöhenkilölle.

Mikäli Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on aina oikeus peruttaa suostumus.

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Lomakoti ulkomailta LKV:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille osoite www.tietosuoja.fi

11 Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Lomakotiulkomailta kiinteistönvälitystä LKV:lle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja (esim. sähköpostiosoitetta materiaalien lataamiseen tai hakuvahtiin), rekisteröity ei voi käyttää palvelua.

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin (esimerkiksi rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö ). Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, saattaa tällainen kieltäytyminen myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.